Excel で GTD ってみる

今まで、GTD しようと、小さい紙切れに枠を印刷して持ち歩いてみたり、Tracks とかその他 Web アプリを使ってみたりしてみた。だけど、数日で面倒くさくなって、うまくいかなかった。めんどくさくなる理由としては、紙切れを並び替えたりなくさないように丁寧に扱ったりすることが面倒だったり、Web アプリに大量の項目を一気に追加したりできないというのが主な理由だった。

がちゃがちゃコピペで大量に突っ込んだり消したり並び替えたり項目を絞り込んで表示したいなら Excel でおｋということに最近気がついたので、そっちに移行してみた。

ファイルをうｐっておこうかと思ったけど、プロパティに名前とか入ってるので、それは却下の方向で。

シートのカラムは、

カテゴリ
コンテクスト
期限(日付)
状態
プロジェクト
本文
予想(分)
実際(分)
開始時間
終了時間

という感じ。

カテゴリには、

仕事
勉強A
お遊び

等を入れる。ここで大きくカテゴリ分けしてしまう。

そして、コンテクストには、

気になること(inbox)
いますぐやる
連絡待ち
暇なときやる
終わった

等を入れる。コンテクストに @home とか入れるのは好きではないので、こういう風に分類することにした。

カテゴリ、コンテクストの候補は、別シートに追いといて、リストから選択できるようにする。 (エクセル技道場: 可変範囲の名前定義で、リストへの追加／削除に自動的に対応を参考にした)

プロジェクトには、数時間単位の作業等の名前をつけておく。

状態には、こんな感じのものをつっこんでおく。インデントつけると無駄に深い。何かもっと楽ちんな方法があるのだろうけど、知らないのでこういう恥ずかしい IF 文の固まりになった。楽ちんな方法があれば教えてください。

=IF(C21<>"",
   IF(C21<TODAY(),"遅れてる！",
     IF(C21=TODAY(),"今日",
       IF(C21=(TODAY()+1),"明日", 
         IF(C21=(TODAY()+2),"明後日",
           DATEDIF(TODAY(),C21,"D")&"日後"
         )
        )
      )
    ),"")

こんな感じで、書式などを設定した行を作ってコピペ用に非表示状態で置いておく。

あとは、「追加」「全件表示」「タイマー開始」のボタンを作って、それぞれ button_Add_Click button_showall_Click button_start_Click に割り当てておく。

追加ボタンで新しいエントリを追加し、全件表示ボタンでオートフィルタをクリアできる。タイマー開始ボタンでは、そのエントリにかかった時間を測定できる。

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~

posted with amazlet on 07.04.15

田口元安藤幸央平林純角征典和田卓人金子順角谷信太郎
技術評論社 (2006/03/23)
売り上げランキング: 2342

おすすめ度の平均:

LifeHacksの取っ掛かりに最適

忙しい人こそ読んでみて

GTDのとっかかりとしては良い

Amazon.co.jp で詳細を見る

Const colStart As Integer = 9
Const colEnd As Integer = 10
Const colStatus As Integer = 2
Const colBody As Integer = 6

Const rowTmpl As Integer = 5
Const rowStarts As Integer = 7


Private Sub button_Add_Click()
  Dim lastRow As Integer
  Dim lastCol As Integer
  
  lastRow = UsedRange.Rows.Count
  lastCol = UsedRange.Columns.Count

  Range(Cells(rowTmpl, 1), Cells(rowTmpl, lastCol)).Copy Destination:=Cells(lastRow + 1, 1)
  Cells(lastRow + 1, colBody) = "new"
  Cells(lastRow + 1, 1).Select
End Sub

Private Sub button_showall_Click()
  Dim lastRow As Integer
  
  ActiveSheet.AutoFilterMode = False
  Cells(rowStarts, colBody).Select
  Selection.AutoFilter
  
  lastRow = UsedRange.Rows.Count
  Cells(lastRow + 1, 1).Select
End Sub

Private Sub button_start_Click()
  Dim row As Integer
  row = ActiveCell.row
  
  If row < rowStarts Then
    MsgBox "out of range"
    Exit Sub
  End If
  
  If Cells(row, colBody) = "" Then
    MsgBox "no action"
    Exit Sub
  End If
  
  If Cells(row, colEnd) <> "" Then
    MsgBox "already done"
    Exit Sub
  End If
    
  Cells(row, colStart) = Now
  MsgBox "If you done " & Cells(row, colBody) & ", Press OK"

  Cells(row, colEnd) = Now
  Cells(row, colStatus) = "終わった"
  Cells(row, colBody).Select
End Sub